Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) opublikował kolejny poradnik dotyczący stosowania i wdrażania Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Tym razem UODO wychodzi na przeciw przetwarzaniu danych związanym z rekrutacją i zatrudnieniem. Poradnik dotyczy nie tylko zatrudnienia w oparciu o stosunek pracy, ale także w oparciu o umowy cywilnoprawne lub inne niepracownicze formy zatrudnienia.
Kto skorzysta z poradnika?
Użyteczne informacje znajdą nie tylko pracodawcy, ale również agencje pracy oraz sami zatrudnieni. Traktuje on także o relacjach pracodawca – inne podmioty, w tym na przykład związki zawodowych, firmach szkoleniowych czy podmiotach świadczących usługi z zakresu medycyny pracy. Jego powstanie poprzedziły konsultacje społeczne, które znalazły odzwierciedlenie w pytaniach i nurtujących zagadnieniach związanych ze stosowaniem przepisów RODO. Dokument ma formę vademecum pozbawionego rozbudowanych prawniczych analiz – UODO zdecydował się na zastosowanie przeglądu praktycznych wskazówek, ułatwiających codzienne funkcjonowanie w obszarze ochrony danych osobowych.
Co znajduje się w poradniku?
Materia dokumentu została podzielona na cztery rozdziały:
1. Poszukiwanie pracy
2. Proces rekrutacyjny
3. Okres zatrudnienia
4. Inne niż określone w kodeksie pracy formy zatrudnienia oraz praca tymczasowa.
Wiele z przedstawionych w podręczniku też ma charakter kontrowersyjny. Wszystko sprowadza się do jednej zasady: żądać tyle, na ile pozwalają przepisy. Poradnik jasno wskazuje, że każdy etap zatrudnienia upoważnia do pozyskiwania określonych informacji i nie ma możliwości gromadzenia danych, które na danym etapie nie są niezbędne do celu zatrudnienia.
Zakres merytoryczny dotyczy również rekrutacji on-line i nakazuje natychmiastowe usunięcie danych kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba że wyrażą oni odrębną zgodę na ich dalsze przetwarzanie celem przyszłych rekrutacji. W przypadku samodzielnego przesłania CV przez kandydata bez związku z prowadzoną rekrutacją natomiast wskazuje na obowiązek rozpoczęcia procesu rekrutacyjnego lub usunięcia CV, nie wskazując na możliwość pozyskania zgody na przyszłe rekrutacje.
Kolejną ważną informacją jest zakaz prowadzenia anonimowych rekrutacji. Przepisy nakładają bowiem obowiązek ujawniania informacji o pracodawcy, jako podmiocie przetwarzającym dane osobowe kandydata.
Istotne z punktu przetwarzania danych osobowych są również regulacje dotyczące nowych technologii, w tym rozwiązań technicznych do ewidencji czasu pracy, kontrolowania poczty elektronicznej oraz monitorowania aktywności zatrudnionych.
Czego nie znajdziemy w poradniku?
Informacje zawarte w poradniku nie uwzględniają, mających nadal status projektu, zmian w kodeksie pracy oraz pewnych zagadnień poruszonych przez interesariuszy w ramach przeprowadzonych konsultacji społecznych.
UODO zapowiada, że możemy spodziewać się kolejnych wersji – aktualizacji lub odnoszących się do nieporuszonych dotychczas zagadnień. Poradnik znajduje się na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a wszystkich zainteresowanych zachęcamy do zapoznania się z jego treścią.
