Autor: Biuro DLS

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych po przeprowadzeniu kontroli w Urzędzie Miasta Aleksandrowa Kujawskiego stwierdził szereg naruszeń przepisów RODO i nałożył na burmistrza miasta karę wynoszącą 40 tys. złotych. Jest to pierwsza kara nałożona na urząd publiczny.

Uchybienia stwierdzone przez PUODO dotyczą:

• umów powierzenia
• zasady ograniczonego przechowywania danych
• tworzenia kopii zapasowych i przeprowadzania analizy ryzyka
• rejestru czynności przetwarzania

Umowy powierzenia

Umowy powierzenia zostały wprowadzone przez RODO z artykułem 28 ust. 3 w celu zalegalizowania procesu przekazywania danych pomiędzy podmiotami oraz zachowania poufności danych. Przepis ten został naruszony przez Urząd Miasta w związku z brakiem zawarcia takich umów z dwoma spółkami. W jednym przypadku nie sformalizowano przekazywania danych w przypadku udostępniania biuletynu BIP urzędu z serwerów spółki, a w drugim przypadku serwisowana tego biuletynu oraz dostarczania oprogramowania do jego stworzenia. Brak umów stanowił również naruszenie zasady przetwarzania danych zgodnie z prawem (art. 5 ust. 1 lit. a) oraz zasadę poufności (art. 5 ust. 1 lit. f).

Zasada ograniczonego przechowywania danych

Zgodnie z rozporządzeniem, należy systematycznie monitorować, czy podstawa prawna do przetwarzania przez nas danych nadal obowiązuje. Dane osobowe mogą być zbierane tylko w wyraźnie określonym i prawnie uzasadnionym celu. Jeżeli natomiast cel ten ustał, dane takie należy usunąć bądź zanonimizować. Okres przechowywania (retencji) może wynikać wprost z przepisów prawa, a jeżeli w danym przypadku nie jest on uregulowany, to administrator powinien go określić samodzielnie, adekwatnie do celów w jakich te dane przetwarza. Urząd Miasta w Aleksandrowie nie wprowadził procedur takiego przeglądu, i tak na stronie BIP widniały oświadczenia majątkowe najważniejszych urzędników z 2010 r., pomimo tego że dozwolony okres ich przechowywania wynosi 6 lat. W związku z powyższym naruszona została wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. e zasada ograniczonego przechowywania danych.

Tworzenie kopii zapasowych i przeprowadzanie analizy ryzyka

Administrator, zgodnie z art. 32 ust. 1 lit. b i c  ma obowiązek zapewnić poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania, a także zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Oznacza to konieczność ochrony danych przed ich uszkodzeniem i zniszczeniem, a także konieczność zapewnienia możliwości przywrócenia uszkodzonych danych do stanu umożliwiającego ich przetwarzanie. Celowi temu służy między innymi opracowanie i wdrożenie procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania. Podczas omawianej kontroli PUODO, analizując publikację zapisów posiedzeń rady miejskiej w serwisie Youtube, zauważył, że w BIP widnieją jedynie linki do tych nagrań. Urząd nie posiadał żadnych dodatkowych kopii materiałów, które zobowiązany jest publikować, a więc w razie utraty danych zapisanych na Youtube, nie byłby w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków. Ponadto RODO wprowadza obowiązek szacowania ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania. Po przeprowadzeniu analizy ryzyka możemy stwierdzić czy mamy do czynienia z wysokim ryzykiem i czy konieczne jest przeprowadzenie oceny skutków. Pomaga również w doborze odpowiednich zabezpieczeń. Urząd miasta nie przeprowadził takiej analizy w związku z publikacją nagrań z posiedzeń rady wyłącznie w zewnętrznym serwisie. Niezastosowanie się do powyższych wymogów stanowiło naruszenie zasady integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f) oraz zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2).

Rejestr czynności przetwarzania

Rejestr czynności przetwarzania pozwala na stałą weryfikację swojej działalności w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz poddawanie ocenie każdego nowo wprowadzanego lub modyfikowanego procesu już na jego najwcześniejszym etapie. Prowadzone przez administratorów i przetwarzających rejestry pozwalają im usystematyzować wykonywane czynności oraz całościowo spojrzeć na wykonywane operacje przetwarzania danych osobowych pod względem zgodności zarówno z celami biznesowymi, jak i wymaganiami prawnymi. Kontrola PUODO wykazała istotne braki w prowadzonym przez Urząd Miasta rejestrze czynności przetwarzania. Przede wszystkim nie było w nim wskazanych wszystkich odbiorców danych. Brakowało również wskazania planowanego terminu usunięcia danych dla niektórych czynności przetwarzania.

Biorąc pod uwagę, że limit kar dla administracji wynosi 100 tysięcy złotych, omawiana kara jest karą wysoką. Ponadto PUODO nakazał podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych naruszeń w ciągu 60 dni.