Kara
Wpisy
See all
Po raz kolejny Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych skorzystał z uprawnienia przewidzianego przez RODO, jakim jest nałożenie administracyjnej kary pieniężnej na podmiot naruszający treść RODO. Sankcje nałożono na spółkę ClickQuickNow, która oferuje rozwiązania marketingowe.
CO STWIERDZONO W RAMACH KONTROLI?
Urząd Ochrony Danych Osobowych przeprowadził kontrolę spółki w pierwszym kwartale 2019 roku. Jak wskazano w decyzji spółka nie zapewniła odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które umożliwiałyby realizację praw podmiotów danych. W przedmiotowej sprawie organ nadzoru stwierdził naruszenia z zakresie:
- Znaczące utrudnianie przez spółkę prawa do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych
RODO przewiduje w swojej treści zasadę, zgodnie z którą wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych powinno być dla podmiotu tych danych równie łatwe jak jej udzielenie. Ponadto administrator ma obowiązek ułatwiać osobom realizację ich praw (o czym traktuje art. 12 ust. 2 RODO).
W przypadku ClickQuickNow zastosowano rozwiązanie, którego proces realizacji prawa do wycofania zgody polegał nie tylko na konieczności kliknięcia w podany link, ale także uzupełnieniu przyczyny wycofania zgody (czego żadne przepisy nie przewidują). W przypadku braku podania przyczyny cały proces realizacji prawa był przerywany. By zakończyć rzeczony proces koniecznym było wysłanie dodatkowej wiadomości e-mail na dedykowany adres poczty elektronicznej, pomimo faktu, że treść komunikatu przesyłanego osobie fizycznej wskazywała na jego zakończenie.
- Naruszenie prawa do żądania usunięcia danych osobowych („prawa do bycia zapomnianym”)
Z treści decyzji wynika również, że spółka ignorowała wnioski osób, które nie były jej klientami o usunięcie ich danych osobowych. W związku z tym przetwarzała je nie mając podstawy prawnej, co jest naruszeniem przepisów RODO.
Przy tym zarzucie sama spółka broni się przekonaniem, że tego typu żądania wysyłane przez osoby za pomocą e-maila nie umożliwiały właściwej i pewnej identyfikacji podmiotów.
WYMIAR KARY
Za powyższe stwierdzone naruszenia Prezes UODO nałożył na spółkę karę w wysokości 201 559,50 zł. Ponadto organ nadzoru nakazał dostosowanie procesów realizacji praw osób, których dane są przetwarzane oraz sposobów wycofywania zgód do wymogów zgodnych z RODO.
Warto odnotować, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie uwzględnił żadnych okoliczności łagodzących, które mogłyby mieć wpływ na wymiar kary. Uznał też wszystkie wskazane działania ClickQuickNow za umyślne.
PODSUMOWANIE
Kara nałożona decyzją Prezesa UODO jest wyraźnym ostrzeżeniem dla administratorów przetwarzających dane przed traktowaniem ochrony danych osobowych jedynie w kontekście posiadania odpowiedniej dokumentacji czy procedur. Równie ważne jest również odpowiednie dostosowanie procesów, jakie zachodzą w firmie i jakie – w tym wypadku – przybrały postać realizacji praw podmiotów danych.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych po przeprowadzeniu kontroli w Urzędzie Miasta Aleksandrowa Kujawskiego stwierdził szereg naruszeń przepisów RODO i nałożył na burmistrza miasta karę wynoszącą 40 tys. złotych. Jest to pierwsza kara nałożona na urząd publiczny.
Uchybienia stwierdzone przez PUODO dotyczą:
- umów powierzenia
- zasady ograniczonego przechowywania danych
- tworzenia kopii zapasowych i przeprowadzania analizy ryzyka
- rejestru czynności przetwarzania
Umowy powierzenia
Umowy powierzenia zostały wprowadzone przez RODO z artykułem 28 ust. 3 w celu zalegalizowania procesu przekazywania danych pomiędzy podmiotami oraz zachowania poufności danych. Przepis ten został naruszony przez Urząd Miasta w związku z brakiem zawarcia takich umów z dwoma spółkami. W jednym przypadku nie sformalizowano przekazywania danych w przypadku udostępniania biuletynu BIP urzędu z serwerów spółki, a w drugim przypadku serwisowana tego biuletynu oraz dostarczania oprogramowania do jego stworzenia. Brak umów stanowił również naruszenie zasady przetwarzania danych zgodnie z prawem (art. 5 ust. 1 lit. a) oraz zasadę poufności (art. 5 ust. 1 lit. f).
Zasada ograniczonego przechowywania danych
Zgodnie z rozporządzeniem, należy systematycznie monitorować, czy podstawa prawna do przetwarzania przez nas danych nadal obowiązuje. Dane osobowe mogą być zbierane tylko w wyraźnie określonym i prawnie uzasadnionym celu. Jeżeli natomiast cel ten ustał, dane takie należy usunąć bądź zanonimizować. Okres przechowywania (retencji) może wynikać wprost z przepisów prawa, a jeżeli w danym przypadku nie jest on uregulowany, to administrator powinien go określić samodzielnie, adekwatnie do celów w jakich te dane przetwarza. Urząd Miasta w Aleksandrowie nie wprowadził procedur takiego przeglądu, i tak na stronie BIP widniały oświadczenia majątkowe najważniejszych urzędników z 2010 r., pomimo tego że dozwolony okres ich przechowywania wynosi 6 lat. W związku z powyższym naruszona została wynikająca z art. 5 ust. 1 lit. e zasada ograniczonego przechowywania danych.
Tworzenie kopii zapasowych i przeprowadzanie analizy ryzyka
Administrator, zgodnie z art. 32 ust. 1 lit. b i c ma obowiązek zapewnić poufność, integralność, dostępność i odporność systemów i usług przetwarzania, a także zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego. Oznacza to konieczność ochrony danych przed ich uszkodzeniem i zniszczeniem, a także konieczność zapewnienia możliwości przywrócenia uszkodzonych danych do stanu umożliwiającego ich przetwarzanie. Celowi temu służy między innymi opracowanie i wdrożenie procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania. Podczas omawianej kontroli PUODO, analizując publikację zapisów posiedzeń rady miejskiej w serwisie Youtube, zauważył, że w BIP widnieją jedynie linki do tych nagrań. Urząd nie posiadał żadnych dodatkowych kopii materiałów, które zobowiązany jest publikować, a więc w razie utraty danych zapisanych na Youtube, nie byłby w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków. Ponadto RODO wprowadza obowiązek szacowania ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania. Po przeprowadzeniu analizy ryzyka możemy stwierdzić czy mamy do czynienia z wysokim ryzykiem i czy konieczne jest przeprowadzenie oceny skutków. Pomaga również w doborze odpowiednich zabezpieczeń. Urząd miasta nie przeprowadził takiej analizy w związku z publikacją nagrań z posiedzeń rady wyłącznie w zewnętrznym serwisie. Niezastosowanie się do powyższych wymogów stanowiło naruszenie zasady integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f) oraz zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2).
Rejestr czynności przetwarzania
Rejestr czynności przetwarzania pozwala na stałą weryfikację swojej działalności w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz poddawanie ocenie każdego nowo wprowadzanego lub modyfikowanego procesu już na jego najwcześniejszym etapie. Prowadzone przez administratorów i przetwarzających rejestry pozwalają im usystematyzować wykonywane czynności oraz całościowo spojrzeć na wykonywane operacje przetwarzania danych osobowych pod względem zgodności zarówno z celami biznesowymi, jak i wymaganiami prawnymi. Kontrola PUODO wykazała istotne braki w prowadzonym przez Urząd Miasta rejestrze czynności przetwarzania. Przede wszystkim nie było w nim wskazanych wszystkich odbiorców danych. Brakowało również wskazania planowanego terminu usunięcia danych dla niektórych czynności przetwarzania.
Biorąc pod uwagę, że limit kar dla administracji wynosi 100 tysięcy złotych, omawiana kara jest karą wysoką. Ponadto PUODO nakazał podjęcie działań mających na celu usunięcie stwierdzonych naruszeń w ciągu 60 dni.
Po ponad 10 miesiącach od rozpoczęcia stosowania RODO dowiadujemy się o pierwszej nałożonej przez polski organ nadzoru karze za naruszenie postanowień RODO.
W dniu 15 marca br. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nałożył pierwszą pieniężną karę administracyjną w wysokości ponad 943 tyś zł. (€ 220.000). Powodem nałożenia kary było świadome niedopełnienie przez administratora danych obowiązku informacyjnego w stosunku do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą pozyskanych z publicznie dostępnych rejestrów.
Warszawska spółka pozyskała dane osobowe ok. 6 mln osób ze źródeł powszechnie dostępnych, takich jak np. CEIDG, REGON. W stosunku do 90 tyś. osób spółka posiadała m.in. dane kontaktowe (adres, numer telefonu)- osoby te zostały poinformowane o przetwarzaniu ich danych osobowych.
W stosunku do reszty osób, których spółka nie posiadała tych danych (a tylko adres korespondencyjny), spółka podjęta decyzję o nie przesyłaniu obowiązku informacyjnego określonego przez art. 14 RODO bezpośrednio do osób, a spełnienie go poprzez komunikat na stronie internetowej firmy. Spółka powołuje się przy tym na wyłączenie określone w art. 14 ust. 5 pkt b) RODO zgodnie z którym obowiązek informacyjny może być niewykonany, jeżeli jego wykonanie jest niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku.
Zdaniem organu w tym przypadku spółka nie może się powoływać na to wyłączenie, ponieważ miała możliwość kontaktu z tymi osobami np. poprzez przesłanie im listu, którego przesłanie do ok. 5 mln osób mogło kosztować spółkę nawet do 30 mln złotych. Nadmierny koszt nie stanowił również okoliczności łagodzącej przy nałożeniu kary. Dodatkowo spółka został zobowiązana do spełnienia obowiązku w stosunku do osób, które nie zostały wcześniej poinformowane.
Na tak wysoką karę złożyło się również to, że spółka podjęła świadomą decyzję o niespełnieniu obowiązku informacyjnego. Prezes UODO zwrócił przy tym uwagę na to, że kara miała być na tyle wysoka, by ukarany nie wkalkulował jej w koszty swojej działalności. W obecnej chwili spółka ma możliwość odwołania się od decyzji PUODO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, co też zapewne zrobi.
