Wdrożenie RODO w firmie – kompleksowy projekt zgodności danych osobowych
Czym jest wdrożenie RODO w Twojej organizacji
Wdrożenie RODO to projekt, którego celem jest dostosowanie sposobu przetwarzania danych osobowych w organizacji do wymagań ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych oraz utrzymanie tej zgodności w czasie.
Od 25 maja 2018 r. każda firma w Polsce, która przetwarza dane osobowe, musi działać zgodnie z RODO – niezależnie od tego, czy jest to mała spółka usługowa, sklep internetowy czy większa organizacja z wieloma oddziałami.
Wdrożenie systemu ochrony danych osobowych nie polega tylko na „uzupełnieniu dokumentów”, ale na uporządkowaniu procesów, przepływów danych, odpowiedzialności oraz zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych.
Dla kogo jest usługa wdrożenia RODO
Nasza usługa wdrożenia RODO jest przeznaczona dla małych i średnich przedsiębiorstw, organizacji usługowych, firm produkcyjnych, e‑commerce oraz podmiotów publicznych, które chcą mieć pewność, że ich system ochrony danych osobowych spełnia wymagania rozporządzenia.
Szczególnie rekomendujemy wdrożenie RODO firmom, które szybko się rozwijają, wprowadzają nowe usługi cyfrowe, przetwarzają dane klientów lub pracowników na szeroką skalę oraz tym, które powołały Inspektora Ochrony Danych i potrzebują spójnego, mierzalnego planu działań.
Jakie problemy rozwiązuje wdrożenie RODO?
Dobrze zaprojektowane doradztwo RODO pomaga uniknąć sytuacji, w której dokumentacja istnieje „na papierze”, ale nie odzwierciedla rzeczywistych procesów.
Projekt wdrożeniowy pozwala uporządkować:
-
jakie dane są przetwarzane, w jakich procesach i przez kogo,
-
na jakiej podstawie prawnej opiera się przetwarzanie,
-
jakie są zasady przechowywania, usuwania i archiwizacji danych,
-
jak realizowane są prawa osób, których dane dotyczą,
-
jakie zabezpieczenia organizacyjne, fizyczne i techniczne są zastosowane.
Dzięki temu organizacja zyskuje jasność co do obowiązków, zmniejsza ryzyko naruszeń i jest lepiej przygotowana na ewentualną kontrolę organu nadzorczego.
Zakres naszych działań we wdrożeniu RODO
Dokumentacja, klauzule i procedury
W ramach wdrożenia RODO tworzymy lub modyfikujemy:
-
klauzule zgody i klauzule informacyjne dostosowane do procesów w Twojej organizacji,
-
procedury wynikające z audytu i analizy ryzyka (np. obsługa naruszeń, realizacja praw osób, polityki haseł),
-
wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z kontrahentami, w tym zapisy dotyczące podpowierzenia danych.
Rejestry i mapa przetwarzania
Przygotowujemy:
-
rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr kategorii czynności przetwarzania zgodny z art. 30 RODO,
-
rejestr czynności, w których dane są udostępniane odbiorcom, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej,
-
rejestr podmiotów przetwarzających (procesorów), którym powierzane są dane,
-
rejestr systemów IT kluczowych ze względu na przetwarzane w nich dane osobowe,
-
rejestr aktywów obejmujących nośniki i zasoby z danymi osobowymi.
Zabezpieczenia, analiza ryzyka i DPIA
Pomagamy:
-
przeprowadzić analizę ryzyka dla ochrony danych osobowych,
-
dobrać właściwe zabezpieczenia organizacyjne, technologiczne i fizyczne,
-
wytypować procesy wymagające oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz przeprowadzić takie oceny.
Wspieramy również w zaplanowaniu środków bezpieczeństwa informatycznego tak, aby były proporcjonalne do ryzyka i realnych zagrożeń w danej organizacji.
Wsparcie IT i praw osób, których dane dotyczą
Doradzamy, jakie zmiany są potrzebne w systemach informatycznych, aby umożliwić realizację żądań związanych z prawami osób, których dane dotyczą – np. dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia czy usunięcia.
Pomagamy także przygotować procesy i instrukcje dla pracowników, tak aby realizacja tych praw była sprawna i zgodna z terminami wynikającymi z RODO.
Wybierz pomoc we wdrażaniu rodo zgodne z Twoimi celami
Doradztwo
Ad hoc
Dla organizacji, które potrzebują sporadycznego wsparcia ekspertów, oferujemy doradztwo rozliczane godzinowo. To dobre rozwiązanie, gdy masz konkretne pytania związane np. z nowym systemem, umową czy procesem i potrzebujesz opinii specjalisty.
Pakiety godzinowe
Doradztwo w ramach pakietu godzin
Jeżeli wiesz, że wsparcie będzie potrzebne regularnie, możesz skorzystać z pakietów godzinowych, w ramach których oferujemy atrakcyjne rabaty przy większej liczbie godzin.
Pakiety sprawdzają się szczególnie u firm, które prowadzą wdrożenie wewnętrznie, ale chcą mieć pewność, że kluczowe decyzje będą konsultowane z ekspertem RODO.
Możliwe pakiety: 10, 20, 50h
Projekt wdrożenia RODO (Rekomendowany)
Przejęcie roli kierownika projektu wdrożenia RODO
Najpełniejsze rozwiązanie to projekt wdrożeniowy, w ramach którego przejmujemy rolę kierownika projektu RODO.
Obejmuje on:
-
audyt wdrożeniowy na start,
-
wsparcie w zaplanowaniu i monitorowaniu wdrożenia,
-
raportowanie o postępach wdrożenia do zarządu,
-
bieżące doradztwo w trakcie wdrażania zmian,
-
audyt kończący wdrożenie oraz rekomendacje dalszych działań.
Wycena takiego projektu jest przygotowywana indywidualnie, z uwzględnieniem skali organizacji, liczby lokalizacji, systemów IT i specyfiki działalności.
Dlaczego warto wdrożyć RODO z Data Legal Solutions
Data Legal Solutions specjalizuje się we wsparciu małych i średnich przedsiębiorstw w bezpiecznym i legalnym przetwarzaniu danych osobowych, łącząc wiedzę prawną, organizacyjną i technologiczną.
Dzięki doświadczeniu zdobytemu w różnych branżach potrafimy dopasować projekt wdrożeniowy do realiów Twojej organizacji – zarówno pod kątem budżetu, jak i obecnych zasobów oraz kultury organizacyjnej.
Nasze podejście jest probiznesowe: szukamy rozwiązań, które zapewniają zgodność z RODO, ale wspierają rozwój i efektywność biznesu, zamiast wstrzymywać działalność.
Zaufali nam
Chcesz otrzymać szczegółową ofertę na wdrożenie RODO?
Jeśli chcesz otrzymać szczegółową ofertę na wdrożenie RODO w Twojej organizacji, skorzystaj z poniższego formularza kontaktowego.
Kto będzie przetwarzał moje dane i w jakim celu?
Informuję, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Data Legal Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-566) przy ul. Puławskiej 12/3. Dane osobowe będą przetwarzane w celach kontaktowych oraz przedstawienia oferty na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora przejawiającego się w odpowiedzi na zadane poprzez formularz kontaktowy pytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
W przypadku wyrażenia odrębnych zgód Pani/Pana dane będą przetwarzane również w późniejszych celach marketingowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Czytaj dalej Udostępnienie identyfikującego Panią/Pana adresu e-mail traktowane będzie jako zamówienie informacji handlowej. Dane nie będą udostępniane innym podmiotom poza upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz tylko na ich uzasadniony wniosek. Dane mogą być ujawnione firmom świadczącym hosting danych osobowych. Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych: a) prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych; b) prawo dostępu do danych osobowych; c) prawo żądania sprostowania danych osobowych; d) prawo żądania usunięcia danych osobowych; e) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych; f) prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą; g) prawo do przenoszenia danych osobowych (w przypadku wyrażnia zgody); h) prawo wycofania zgody, tj. w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody, istnieje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; j) prawo wniesienia skargi do organu, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przekazane dane będą przetwarzane przez okres roku od zadania pytania. W razie pytań lub wątpliwości ws. sposobów i zasad przetwarzania danych, a także chęci wycofania zgody, sprostowania bądź uaktualnienia danych i innych realizacji swoich praw prosimy o kontakt na skrzynkę mailową: biuro@datals.pl. ”Mniej”
Jakie prawa mi przysługują?
FAQ – wdrożenie RODO
Czym różni się wdrożenie RODO od samego przygotowania dokumentacji?
Wdrożenie RODO obejmuje nie tylko opracowanie dokumentów, ale przede wszystkim uporządkowanie procesów, odpowiedzialności i zabezpieczeń w organizacji. Dokumentacja jest jednym z elementów – musi wynikać z realnego działania firmy, a nie być tworzona w oderwaniu od praktyki.
Czy wdrożenie RODO jest obowiązkowe dla małych firm?
Małe firmy tak samo podlegają RODO jak duże organizacje – obowiązek zgodności wynika z faktu przetwarzania danych osobowych. Różnica dotyczy skali działań, ale nawet niewielka firma przetwarzająca dane klientów lub pracowników powinna uporządkować swoje procesy zgodnie z rozporządzeniem.
Ile trwa projekt wdrożenia RODO?
Czas trwania wdrożenia zależy od wielkości organizacji, liczby procesów oraz stopnia zaawansowania dotychczasowych działań. W praktyce projekt obejmuje kilka etapów: audyt otwarcia, planowanie, wdrażanie zmian, szkolenia, a następnie audyt końcowy. Harmonogram ustalamy indywidualnie.
Czy w ramach wdrożenia RODO otrzymam gotowe wzory dokumentów?
Tak, przygotowujemy pakiet dokumentacji dostosowany do Twojej organizacji: klauzule informacyjne i zgody, umowy powierzenia, polityki, procedury oraz rejestry wymagane przez RODO. Dokumenty są tworzone w oparciu o wyniki audytu i analizę ryzyka, aby rzeczywiście odpowiadały Twoim procesom.
Czy wdrożenie RODO obejmuje również szkolenia pracowników?
Na życzenie klienta wdrożenie RODO możemy połączyć ze szkoleniami dla pracowników i kadry zarządzającej – tak, aby nowe zasady były zrozumiałe i stosowane w codziennej pracy. Szkolenia mogą dotyczyć zarówno ogólnych zasad RODO, jak i konkretnych obszarów (np. HR, sprzedaż, IT).
Czy pomagacie w przygotowaniu organizacji na kontrolę organu nadzorczego?
Tak, projekt wdrożeniowy zakłada przygotowanie organizacji na ewentualną kontrolę – uporządkowanie dokumentacji, procedur, rejestrów oraz sposób realizacji praw osób, których dane dotyczą. Dobrze przeprowadzone wdrożenie RODO ułatwia odpowiedź na pytania organu i pokazuje, że administrator poważnie traktuje obowiązek rozliczalności.
Czy możliwe jest skorzystanie tylko z doradztwa godzinowego, zamiast pełnego projektu?
Tak, oferujemy doradztwo ad hoc oraz pakiety godzinowe dla organizacji, które potrzebują wsparcia w wybranych obszarach, np. przy nowej usłudze, systemie IT albo przygotowaniu pojedynczego procesu. Pełny projekt wdrożeniowy rekomendujemy, gdy celem jest uporządkowanie całości sposobu przetwarzania danych.
Czy wdrożenie RODO może przynieść korzyści biznesowe, a nie tylko „odhaczyć obowiązek”?
Tak, odpowiednio zaprojektowane wdrożenie RODO może wzmocnić zaufanie klientów, uporządkować odpowiedzialności, poprawić bezpieczeństwo informacji i zmniejszyć ryzyko kosztownych incydentów. Może też stać się atutem w rozmowach z kontrahentami i partnerami, którzy oczekują wysokich standardów ochrony danych.
