Jako firma doradcza oferujemy pełny zakres usług związanych z ochroną danych osobowych: przeprowadzamy audyty, wspieramy we wdrożeniu RODO, szkolimy personel oraz zapewniamy stały nadzór nad systemem ochrony danych osobowych.
Pełniąc funkcję zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych (IOD) lub pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych, monitorujemy utrzymanie zgodności z RODO w całej organizacji i wspieramy administratora danych w realizacji jego obowiązków.
Zgodnie z art. 37 RODO wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych jest obowiązkowe m.in. dla:
organów i podmiotów publicznych (z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości),
organizacji, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę,
administratorów i podmiotów przetwarzających, którzy na dużą skalę przetwarzają szczególne kategorie danych (np. dane zdrowotne) lub dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
W pozostałych przypadkach powołanie IOD jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem – jednak nawet tam, gdzie nie ma formalnego wymogu, posiadanie Inspektora istotnie podnosi poziom bezpieczeństwa i rozliczalności w zakresie przetwarzania danych.
Do zadań Inspektora Ochrony Danych należą w szczególności:
informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników o obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych,
monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów oraz polityk wewnętrznych, w tym prowadzenie szkoleń i audytów,
udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i monitorowanie jej wykonania,
współpraca z organem nadzorczym i pełnienie funkcji punktu kontaktowego,
pełnienie punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, w kwestiach związanych z przetwarzaniem ich danych.
Jednocześnie IODO nie powinien przejmować obowiązków ciążących na administratorze, takich jak podejmowanie decyzji o sposobie przetwarzania, przygotowywanie rejestrów w imieniu ADO, podejmowanie zobowiązań lub działanie jako pełnomocnik administratora w sprawach dotyczących ochrony danych.
Inspektor musi zachować niezależność, unikać konfliktu interesów i przekazywać informacje zgodnie ze stanem faktycznym – dlatego zakres jego odpowiedzialności powinien być wolny od zadań stricte „operacyjnych”, zarezerwowanych dla administratora lub jego pełnomocników.
Jeżeli organizacja nie ma obowiązku powołania inspektora ROD, ciężar nadzoru nad ochroną danych osobowych spoczywa na Administratorze Danych.
Administrator nie musi wykonywać wszystkich zadań samodzielnie – może powołać pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych (PODO), który wspiera go w bieżących działaniach, ale nie podlega wymogom niezależności (brak zakazu konfliktu interesów, swoboda zlecania zadań wykraczających poza art. 39 RODO).
Rozwiązanie z pełnomocnikiem ds. ochrony danych jest szczególnie korzystne dla podmiotów prywatnych, które chcą mieć profesjonalne wsparcie w zakresie RODO, ale nie są zobligowane do wyznaczenia Inspektora.
Wiemy, jak w praktyce:
przeprowadzać cykliczne audyty RODO i raportować wyniki zarządowi,
realizować cykliczne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, dopasowane do działów i stanowisk,
przygotowywać projekty polityk, procedur i instrukcji dotyczące ochrony danych,
weryfikować umowy z dostawcami i klientami pod kątem zapisów RODO i umów powierzenia,
przygotowywać projekty polityk prywatności oraz wymagane klauzule na stronach internetowych,
profesjonalnie reprezentować administratora danych w kontaktach z organem nadzorczym, w tym przygotowywać pisma, prowadzić korespondencję i wspierać podczas kontroli,
odpowiadać na pytania pracowników dotyczące ochrony danych i budować świadomość w organizacji,
analizować incydenty, przygotowywać projekty zgłoszenia i środki zaradcze, minimalizując ryzyko prawne oraz reputacyjne,
wspierać negocjacje biznesowe, w których jednym z elementów jest przetwarzanie danych (np. newsletter, systemy IT),
opiniować projekty, kampanie i rozwiązania, w których występuje przetwarzanie danych osobowych.
Dzięki temu administrator danych może skupić się na biznesie, mając pewność, że obszar ochrony danych jest prowadzony przez specjalistę z doświadczeniem branżowym.
Outsourcing iod to rozwiązanie, które pozwala równocześnie obniżyć koszty i zwiększyć efektywność zarządzania ochroną danych:
nie ma potrzeby tworzenia nowego etatu ani dodatkowego obciążania obecnych pracowników,
organizacja zyskuje dostęp do wysokich kwalifikacji i specjalizacji, co pomaga uniknąć typowych błędów i zmniejszyć ryzyko naruszeń,
zapewniona jest niezależność, obiektywizm i bezstronność – inspektor nie jest „kontrolowany przez kontrolowanego”,
doświadczenie z różnych branż umożliwia przewidywanie problemów związanych z ochroną danych jeszcze przed ich wystąpieniem,
kompleksowość usług pozwala odciążyć administratora danych w codziennym zarządzaniu procesami ochrony danych osobowych.
Outsourcing funkcji inspektora ochrony danych jest szczególnie wartościowy tam, gdzie procesy są złożone, a ryzyko naruszeń wysokie, ale organizacja nie ma zasobów na zbudowanie własnego zespołu specjalistów ds. ochrony danych.
Stała obsługa ryczałtowa w zakresie funkcji inspektora ochrony danych rozliczana co miesiąc stałą kwotą niezależnie od ilości poświęconych godzin. Dedykowany podmiotom, które są zobligowane do powołania inspektora.
1 rok
Co miesiąc stała kwota
Stały pakiet godzinowy, rozliczany co miesiąc stałą kwotą. W ramach planu wykonanie zadań wykraczających poza art. 39 RODO. Dedykowany podmiotom, które nie są zobligowane do powołania IOD oraz potrzebujących bieżącego wsparcia co miesiąc w ramach ryczałtu godzinowego.
Czas nieograniczony lub 1 rok
Co miesiąc stała kwota + wynagrodzenie za dodatkowe godzin w razie potrzeby
W zależności od wybranego planu zapewniamy m.in.:
przeprowadzanie cyklicznych audytów RODO zakończonych raportami dla osób zarządzających,
współpracę i kontakt z organem nadzorczym oraz reprezentację przed nim,
udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie wykonania DPIA,
pełnienie punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą,
udostępnienie systemu informatycznego wspierającego obsługę zgłoszeń, zarządzanie projektem wdrożenia RODO i dostęp do bazy wiedzy,
e‑learning z ochrony danych dla pracowników, wspierający świadomość i zgodność z RODO,
bieżące doradztwo przy procesach, dokumentach i systemach IT,
audyty podmiotów, którym powierzane są dane osobowe,
przygotowywanie i aktualizację materiałów ustalonych podczas doradztwa,
doradztwo przy ocenie ryzyka bezpieczeństwa informacji i doborze odpowiednich zabezpieczeń,
obsługę incydentów, przygotowywanie zgłoszeń naruszeń do PUODO oraz osób, których dane dotyczą,
szkolenia stacjonarne oraz działania budujące świadomość ochrony danych w organizacji.
Kto będzie przetwarzał moje dane i w jakim celu?
Informuję, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Data Legal Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Suwak 4. Dane osobowe będą przetwarzane w celach kontaktowych oraz przedstawienia oferty na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora przejawiającego się w odpowiedzi na zadane poprzez formularz kontaktowy pytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
W przypadku wyrażenia odrębnych zgód Pani/Pana dane będą przetwarzane również w późniejszych celach marketingowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Czytaj dalej
Udostępnienie identyfikującego Panią/Pana adresu e-mail traktowane będzie jako zamówienie informacji handlowej.
Dane nie będą udostępniane innym podmiotom poza upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz tylko na ich uzasadniony wniosek. Dane mogą być ujawnione firmom świadczącym hosting danych osobowych.
Jakie prawa mi przysługują?
Osobom, których dane dotyczą przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych;
b) prawo dostępu do danych osobowych;
c) prawo żądania sprostowania danych osobowych;
d) prawo żądania usunięcia danych osobowych;
e) prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
f) prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą;
g) prawo do przenoszenia danych osobowych (w przypadku wyrażnia zgody);
h) prawo wycofania zgody, tj. w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody, istnieje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
j) prawo wniesienia skargi do organu, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Przekazane dane będą przetwarzane przez okres roku od zadania pytania.
W razie pytań lub wątpliwości ws. sposobów i zasad przetwarzania danych, a także chęci wycofania zgody, sprostowania bądź uaktualnienia danych i innych realizacji swoich praw prosimy o kontakt na skrzynkę mailową: biuro@datals.pl.
”Mniej”
Obowiązek powołania IOD dotyczy m.in. organów i podmiotów publicznych, organizacji monitorujących osoby na dużą skalę oraz podmiotów przetwarzających na dużą skalę szczególne kategorie danych lub dane o wyrokach i naruszeniach prawa. W pozostałych przypadkach powołanie IOD jest uprawnieniem, ale często dobrym rozwiązaniem biznesowym.
IOD ma ustawowo zdefiniowane zadania (art. 39 RODO) i musi zachować niezależność oraz brak konfliktu interesów, natomiast pełnomocnik ds. ochrony danych może wykonywać szerszy zakres zadań operacyjnych w imieniu administratora, bez formalnych wymogów dotyczących statusu. W praktyce IOD doradza i monitoruje, a pełnomocnik częściej „robi” w imieniu administratora.
Co do zasady zgłoszenie naruszenia należy do administratora danych, dlatego IOD nie powinien samodzielnie podejmować zobowiązań ani działać jako pełnomocnik administracyjny. Może doradzać, wspierać analizę i przygotowanie procedur, a ewentualne formalne zgłoszenia mogą być wykonywane przez pełnomocnika lub administratora.
Zewnętrzny IOD może być równie bezpieczny, a często bardziej efektywny niż wewnętrzny – pod warunkiem że posiada odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie i gwarancje niezależności. Przepisy wprost dopuszczają wykonywanie zadań IOD na podstawie umowy o świadczenie usług.
Korzyści obejmują m.in. obniżenie kosztów (brak nowego etatu), dostęp do specjalistycznej wiedzy, zachowanie niezależności i obiektywizmu, doświadczenie z różnych branż oraz odciążenie administratora od bieżącego zarządzania procesami ochrony danych. To szczególnie ważne tam, gdzie ryzyko naruszeń jest wysokie, a zasoby wewnętrzne ograniczone.
Tak, jest to możliwe – IOD zachowuje rolę niezależnego doradcy i nadzorcy zgodności, natomiast pełnomocnik może wykonywać szerszy zakres zadań operacyjnych. Kluczowe jest jasne rozdzielenie kompetencji i unikanie sytuacji, w których IOD formalnie przejmuje obowiązki administratora.
Jeśli Twoja firma ma obowiązek powołania IOD, wskazany jest plan Inspektora Ochrony Danych. Jeśli nie ma takiego obowiązku, ale potrzebujesz bieżącego, praktycznego wsparcia w zakresie RODO, dobrym wyborem może być plan pełnomocnika ds. ochrony danych. Ostateczny wybór zależy od skali przetwarzania, poziomu ryzyka i wewnętrznych zasobów.
Przepisy nie wymagają konkretnego wykształcenia, ale podkreślają konieczność posiadania kwalifikacji zawodowych oraz wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych, adekwatnej do skali i rodzaju przetwarzania. W praktyce często są to osoby z wykształceniem prawniczym lub pokrewnym oraz doświadczeniem w projektach RODO.
